Ricevute la relazione e la documentazione medica, il legale, il medico specialista ed il medico legale incaricati dallo SPORTELLO, studiano il caso.
Spesso la documentazione è composta da migliaia di pagine di cartelle cliniche: per questo motivo l’Istituto Medico Legale che collabora con lo SPORTELLO chiede che i documenti siano scansionati nel verso della lettura.
Questa attività viene generalmente svolta in 30 giorni, salvo che per i casi più complicati, nei quali soprattutto il medico specialista può avere bisogno di più tempo.
Nello studio del caso viene, sempre, fatto riferimento alla letteratura ed alle linee guida del settore.
Se il parere è negativo, viene redatta una pre perizia, nella quale vengono indicati i motivi per i quali no si ritiene di procedere.
Nei casi in cui la duplice valutazione sia positiva, lo SPORTELLO accetta il caso e procede con la redazione e sottoscrizione di un accordo scritto con il cliente, nel quale viene indicato che tutte le spese saranno a carico dello SPORTELLO.
Il Legale incaricato procede poi alla esatta identificazione dei responsabili, effettuando visure camerali delle strutture private coinvolte e svolgendo ricerche per identificare l'Ordine dei Medici presso il quale i responsabili risultano essere iscritti.
Queste ricerche consentono di individuare esattamente i soggetti fisici o giuridici con cui si ha a che fare e permettono, anche, di appurare l'esistenza di indirizzi PEC (Posta Elettronica Certificata) che renderanno più sicure ed immediate le future comunicazioni e notifiche. 

REDAZIONE PERIZIA
A fronte di una valutazione positiva, il medico specialista e il medico-legale redigeranno una perizia di parte, specialistica e medico-legale.
La professionalità dei medici specialisti è fondamentale in questa fase perché tutte le iniziative legali si fonderanno su quanto i nostri specialisti assumeranno nella loro perizia.
I medici che collaborano con lo SPORTELLO sono tutti professori o ricercatori universitari che da tanti anni svolgono l’attività di periti di parte e/o di Tribunale. REDAZIONE LETTERA DI DIFFIDA E MESSA IN MORA, TRATTATIVA STRAGIUDIZIALE
Ricevuta la perizia da parte dello specialista, il legale incaricato redige e firma la lettera di diffida (richiesta danni) e la invia al responsabile.
Si tratta, in genere, del primo atto ufficiale posto in essere dallo SPORTELLO ed ha lo scopo di mettere in mora il medico e/o la struttura pubblica o privata e interrompere in tal modo i termini della prescrizione.
Ricevuta la lettera i responsabili potrebbero non rispondere, oppure riscontrare la richiesta negando la propria responsabilità o comunicando il nominativo della compagnia di assicurazioni presso la quale hanno stipulato una polizza di responsabilità civile, per i danni arrecati a terzi; oppure potrebbero comunicare di non avere in essere una polizza assicurativa, ma di gestire quindi in proprio vertenze e risarcimenti.
Se i responsabili sono assicurati, il legale instaura con l'assicurazione una trattativa che, nei casi in cui va a buon fine, consente di ottenere in tempi brevi il risarcimento.
Quando gli enti o le strutture sono in autoassicurazione (cioè rispondono in proprio dei danni arrecati), il legale instaura la trattativa con il legale o il responsabile dell'ente o della struttura, verificando la possibilità di una definizione transattiva.
RICORSO PER ACCERTAMENTO TECNICO PREVENTIVO E CONSULENZA TECNICA D'UFFICIO.
In tutti i casi in cui l'attività stragiudiziale non ha successo (spesso i responsabili negano persino l'evidenza), sarà necessario redigere e depositare un ricorso per Accertamento Tecnico Preventivo in funzione conciliativa ai sensi dell'art. 696 bis cpc. presso il Tribunale competente.
In questa materia, il Tribunale competente è quello di residenza o domicilio dei responsabili (che è anche il luogo dove è sorta l'obbligazione); tuttavia, se i responsabili sono soggetti privati, è competente anche il luogo di residenza del danneggiato (Foro del Consumatore).
Il procedimento ex art. 696 bis cpc è un procedimento giudiziale molto veloce, che prevede una sola udienza per il giuramento del collegio dei CTU (specialista e medico-legale) in quasi tutti i Tribunali Italiani.
Il CTU comunicherà la data nella quale, alla presenza degli specialisti di tutte le parti, visiterà il cliente, al fine di redigere e depositare un proprio elaborato peritale.
Questo procedimento, infatti, termina con il deposito di una consulenza tecnica "super partes" redatta dai consulenti medici del giudice (C.T.U.).
In altri Tribunali, come per esempio il Tribunale di Roma, la prima udienza è spesso (ma non sempre, in quanto dipende dal Giudice designato) riservata alla comparizione delle parti. In questo caso, il collegio dei CTU viene convocato per la seconda udienza per il giuramento ed il conferimento dell'incarico, mentre la terza udienza è finalizzata a verificare che i consulenti del Giudice abbiano depositato la propria perizia nei termini indicati dal Giudice medesimo. DEFINIZIONE CON TRANSAZIONE O PROCEDIMENTO 281 DECIES CPC (ex 702 BIS CPC)
Quando l'esito è positivo e la perizia individua il nesso di causalità tra l'errore medico e il danno (decesso o lesione/invalidità), ci sono ottime probabilità di giungere ad una transazione con la struttura ospedaliera o l'assicurazione della stessa.
Nelle ipotesi in cui, invece, non si giunga alla predetta transazione (o la struttura sia in auto-assicurazione e cioè non assicurata) si procederà con un giudizio ex art. 281 decies cpc (ex art. 702 bis) (molto veloce e consistente, generalmente, in una sola udienza) o con un giudizio ordinario, nei quali verrà acquisita la CTU espletata.